Ett aktiebolag ska ha en aktiebok enligt aktiebolagslagen. Aktieboken är bolagets register över aktier och aktieägare och ska finnas från början. Den ska upprättas så snart stiftelseurkunden har undertecknats av samtliga stiftare och uppgifterna om tecknade aktier ska föras in direkt.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Börja med rätt underlag
När du ska skapa aktieboken ska du utgå från bolagets handlingar. I ett nystartat bolag är stiftelseurkunden grunden för vilka som är aktieägare och hur många aktier som tecknats. Bolagsordningen behövs för att se om bolaget har olika aktieslag, eftersom det i så fall ska framgå i aktieboken. Om du skapar en ny aktiebok för att den tidigare saknas behöver du dessutom samla in underlag som visar hur ägandet förändrats, exempelvis överlåtelseavtal och beslut eller protokoll vid nyemission.
Så ska aktieboken byggas upp
I ett vanligt aktiebolag ska aktieboken innehålla uppgift om varje akties nummer och aktierna ska tas upp i nummerföljd. Det innebär att du behöver en sammanhängande numrering och att det tydligt framgår vilka aktienummer som hör till respektive aktieägare. För varje aktieägare ska du föra in namn, personnummer eller organisationsnummer (eller annat identifieringsnummer) samt postadress. Om bolaget har olika aktieslag ska du ange vilket slag aktierna tillhör. Aktieboken ska även innehålla uppgifter om aktiebrev har utfärdats och, om det är aktuellt i bolaget, vissa anteckningar om förbehåll som lagen kräver att du tar med.
Skapa aktiebok vid bolagsstart
När bolaget bildas skapar du aktieboken genom att lägga in stiftarna som aktieägare och registrera deras innehav enligt stiftelseurkunden. Därefter kopplar du innehavet till aktienummer i nummerföljd och kontrollerar att totalantalet aktier i aktieboken stämmer med bolagets aktiekapital och bolagsordningens uppgifter om antal aktier.
Skapa ny aktiebok om den gamla är borttappad
Om aktieboken är försvunnen ska du återskapa den utifrån bolagets dokumentation. Utgå från stiftelseurkunden för startläget och för sedan in de förändringar som lett fram till dagens ägare och innehav, baserat på avtal och beslut. När arbetet är klart ska aktieboken visa nuvarande aktieägare med korrekta identitetsuppgifter, rätt antal aktier och en sammanhängande aktienumrering.
Datum och införingar ska vara tydliga
Införingar och anteckningar i aktieboken ska dateras om tidpunkten inte framgår av annat material. Det gäller både när aktieboken upprättas och när du senare gör ändringar, så att det går att se när uppgifterna började gälla.
När aktier byter ägare
När aktier överlåts och förvärvaren styrker sitt förvärv ska styrelsen, eller den styrelsen bemyndigat, föra in förvärvaren som aktieägare. Om överlåtelsen på aktiebrevet är tecknad in blanco ska förvärvarens namn skrivas ut på aktiebrevet innan införing sker och det ska antecknas på aktiebrevet vilken dag införingen gjorts.
